秘书人员的着装既要体现实用性，也要体现装饰性，体现个体自身的审美素质和组织形象。要昼把服饰的：自然属性、社会属性、情感属性与秘书公关活动的礼仪属性结合起来，尽可能避免因自己着装不当而使企业的声誉蒙受损失。

  简洁是当今服饰发展的大方向，服饰越，简洁、越流畅，其美学效：果；就越好。秘书人员工”作比较繁重，服饰过于烦琐不但不利于工作上轻装上阵，还会让人当做花瓶摆设看待。而简洁的服饰则会给人一种轻松、明快之感，有利于人际间的沟通。

  秘书人员选择服饰一定要注、意扬：长避短，尽量避免穿戴；与自己体形不；协调的服饰，这样才能充分展示自己身材的长处，使自己充满自信地？出现在各种社交场合。

  人们戏言。鞋合。不合适，只有脚知道，说的？就是着装要因人而异。一件同样的衣服穿在不同的人身上会产生不同的效果，这是因为不同的人：性格气质不同“造成的。所以，穿什么衣服应根据个人的”特点而定，只有？使衣着与自己的年龄、性别、肤色、体形等特点。相适，应，特别”是和。自己的性格、气质、个性特征；相吻合才是得体的。

  接、待来客是秘书最频繁的日常事务之一。秘书是代表单位接待来：客的,其接待态度如何, 直接影响着单位的形象,决定了来客，对单位。的印象,关系；着业务能；否顺？利进行。所以,秘书应当尽量做到让每一位来客满意而归,这就得掌握接待：的基本礼节。

  当客人“到来时,秘书应！马上停下手头的工作,抬起头,礼貌，而热情地招，呼来客。打招呼的用语要正式！规范。秘书说话时声音应舒缓,咬字吐音要清楚。表达“要简洁。流畅。

  秘书日常接待的来客大致分事先约好的和没有预约的两种。对经过询问、甄别,没必要由领导人会见,或经请示后领导人无意会见的来客,秘书可以婉言拒绝。对初次来访的人,引见时,秘书要走在来客左前方一尺处,并随时转头注意客人,引导方向。

  秘书引：导或陪同客人去！面见领导时，到达接待室后应？将客人引至上座的！位置上。引导就座！时，长沙发优于单人沙发，沙发椅优于；普通椅子，较高的座、椅优于”较低的；座椅，距离门远的。为最？佳的座位。

  上茶应在主客未正式交谈前。正确的步骤是：双手端茶从客人的左后侧奉上。要将茶盘放！在临近客人。的茶几上，然后右手拿着茶杯！的中部，左手托着杯底，杯耳应朝向客人，双手将茶递给客人同时要：说您请用茶

  奉茶的禁忌：尽量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿、让手指碰到杯口。为客人倒的第一杯茶，通常“不宜斟。得过满，以杯深的2/3处为宜。继而把握好续水的时机，以不妨碍宾客交谈为佳，不能等到茶叶见底后再续水。

  一、接听电线、准备笔和纸：如果大家没有准备好笔和纸，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾！客在等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电？话”前。要准备好笔和；纸。

  2、停止一切不必要的！动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电：话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是；不礼貌的表现。

  3、使用正确的姿势：如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地。上，发出刺；耳的声音，也会令对方感到不满意。

  5、转接电话要迅？速：每一位员工都必须学会自行解决、电话问题，如果自己解决不；了再转接正确的分机上，并要让对方知道电线、电线H原则： When何：时、Who何人、Where何地 、What何事、Why为什么、HOW如何进行等。

  三、打电线、确定合适的时间，当需要打电话时，首先要考虑此时此刻对方是否方便听电话，应该选择对方方便的时间打电话，尽量避开在对方“忙碌或是休息的时间打电线、开头很重要

  无论是正式的电话业务还是一般交往中的不太正式的通话，自报、家门是必须的，这是对对方的尊重，即使”是你熟悉的人，也应该主动报出自，己的姓名，因为接电话方、往往不容易通过声音准确”无误的确定打电线、通话尽量简单

  向领导汇报工作时应按约定时；间到达，进领导办公室时应先敲门示意，待听到：应呼后：再进门；汇报工作；时举止”要文雅大方，彬彬有礼，做到站有站相，坐有坐相；汇报、请示时应；实事求；是，要点突出，中心明确，吐字清晰，切忌“表示不满或顶：撞。结束汇报应由领导提出，领导未作结束表示前，不可频繁看。表、打哈欠，以示焦急，或不“耐“烦。告辞时，应顺；手把茶具；或；桌椅等。摆正或作适：当、处理。

  陪同领导视察时，应注意一定的礼节。一般两人同行时，以前者、左者为尊；三人同行时，并行以中者为尊，前后行时，以前者为尊。进门、上车时，应让？尊者先、行；上楼时尊、者：在！前，下楼时则；相反。在室内，以朝南或“对，门的座；位为”尊位。乘电梯时，陪同人员先”走一？步按下电梯按钮，一手挡住电梯门一侧，待尊者进入后，自己再”进入。如果客人或上级？人数很多，则应自己先进去按钮以便领导同志从容而进。电梯进门左侧为！上，要主动留给客人或上级。

  （一）接听电话。接听电话时要”文明礼貌，接听人应先客气地自报家门：“您好，这里是：某地委、办公室秘”书室，请讲”然后？询问情况，严禁使用“喂，你是谁？”，“干什么”，“找谁”等生硬！语言。如果对？方询问！姓名，应耐、心作答，对于、对方询。句之；事也应，尽量详”尽答复。如果。对方要、找的”人是其！他同事，受话“人可说？一声“请稍等”，并尽快帮，忙寻找。如果对方要找的“人不在，应礼貌地告诉对方，并可”适当询问“请问您有什么事要转告吗”，如有，则应；认真记录，并尽；可能复！述一遍，以确；保无误，最后说声“再见”。

  接到打？错；了的电话，态度要？友好，应礼貌；地告诉对：方，这里不是：其”要找的，单位，请他重拨，不应不加解释地将电话挂断。如有可，能的话，可帮助对方查找他所要部门的电话。接到”领导电话，应主动说出自己的部门、职务和姓名。领导如果找本部门负责人通话，要迅速通，知，并请领导稍：等。如果本部门负责人不在，要请示领导能否转达，如领导同：意，要将领导发话内容认、真。记录下来，以便向本部门领导传达。最后应主动询问领导还有什么要求，待领导放下电话后再挂上电话。

  接听电话，要善于处理电话内容和有关事项。对要求报告领导的，不能接一次电话就报告一次，以尽量不打断领导？办公为宜。具体办，事人员，可根据情况汇总报告，但重大或紧急事项不能压下不报，更不，能擅自“处理。

  对通话时间较长、通话内容复杂的电话礼仪小故事，要弄明白对方意、图，并准确、全面地”将电。话内容。认真。记录在专门簿？册上，记明电话内容的五个要素，即：来话时间，来话人姓名、单位”及职务，电话号码，来话，内容（？时间、地点、人物、事项或需“要“解决“的主要问！题）。另外，如有？初步结“果的，要记录领：导意见和处理情况，最后记录 人署名。

  （二）拨打电话。拨打电”话时，首先要理清通话的内容和要点。电话接通后，打电话的人应当首先问一声“您好”，然后自报家“门。不使“用电话免提键拨打电话。电话内。容要简”明扼要，表达清楚、准确。

  如果拨错了电；话号码，应向对方表示道歉。让对方、转接或传呼某人时，应注意措辞，并适时道谢，如“请（麻烦，）您”转某某处”，“请（麻“烦），您叫“一下某某”。对方？帮你去找；人时，话筒不，应离，开耳边，更不应！与别、人高声谈“笑。通话结！束时，应道声“再见”。

  如，果与、领导办公；室距”离很近，尽量；不要”用电话联系，应直接当面请示或汇报工作。给领，导打电话时，要称呼领导职务，然后通报自己的部门、职务和姓名，简洁、准确地说明需、要请示或汇报的内容。领导的指示或意见应准确、全面地：记录，通话结束“时应主动询问领导，还有什么指示或要求，并主动说“再见”。通话“完毕后，应待领导放下电话？后自，己再挂：上电话。

  在为他人做介绍时，应注意介绍的顺序。为了体现对长；者、上级和女”士的尊重，在介绍时应按以下顺序进行：

  1.将年轻者介绍“给！年长者。在同性”别的两人。中，应首先向年长、者介绍年轻者，以表示对年长者的尊敬。

  2.将职位低的；介绍给职位？高的。譬如两个；人当。中，一位是王？处长，另一位是丁、科长，这时介绍人应首先将科长介绍给处长：“王处长，这位是丁科长。”

  3.将男：士介“绍给女。士。在介绍陌生男？女相识时，介绍人通常是把男士引导“到女“士面前，首先。向女士介“绍！男士。若两人当，中，男士年龄比女士？大很多或地位；比女士高，这时应先向年长的或地位高的男士介绍年轻女士。

  若；被介绍人都是同性别、年龄相差无几而又无辨别其地位时，可按座位顺序或站立顺序依次介绍。（二）介。绍的姿势和语“言

  介绍时，介绍：人和被，介绍人”都要起：立。介绍人应引导两个被介绍人相向而立，自己？站在侧旁，面对他们，将手？掌伸开，手心向上，手指”指向被！介绍人的秘书室工作礼仪规、一方，不可只用？一个手指指点或去拍打被介绍一方的肩或背。

  在正式场合，介绍时一般用“请允许我向您介绍……”的说法。向众人介？绍、一人时，可以说：“请允许、我把“秘书工作”介绍给诸“位。”在一般的、非正规场！合进？行介“绍礼仪；小故、事，所用的、语言比较、简单、活泼。如“这位是”，“这位“是××、科长”等。

  三要！语言文明——接待人？员一般？应讲普“通话，使用礼貌用语，语气谦和、客气，不讲粗话、脏话。四要讲究，效，率——：对客人要。求办理的，事情，凡符合。政策、法律，手续？齐全的应；及时办理，不能推诿、拖延。对不能。解决的，要讲明原因，并及，时转有关；单位接待、解决。

  五要，一视同；仁—：—接？待时应本。着公平、公开：的原则秉？公办？事，不循私情，不开“后门”，不应？以地位、年龄、身份、生熟等区别“对待。

  2.接待人员，要仪容。整洁大方，举止从容端庄，不论来访客人是事先约好的，还是不约而来的，不论是常来！的，还是生疏的，客人进门，接待？人员要马？上起！立相迎。

  对事先约好的？客人，接待人员要热情迎！接。对事先未与领。导约好的客？人，一定要礼貌地询问姓名、身份，弄清其来、访目的，待请示领！导后根据领导要求迅速？做出处理。不得直接让其去领导办公室或告诉其，领导去向。

  如果客？人要找的领导。或其他人员不在，应妥善予以：处理。若自己知道领导及有关人员在较短的：时间内能够回来，可请客！人坐下来等候，并送：上茶水、饮料、和报刊。客人等的！时间较长、时，应不断给客人倒开水，以免客人有被遗忘、被冷！落的感觉。如果自己；手头没有什么要紧的工作，也不防陪客人谈、话。当客人表：示没有时间等候时，可以问明客人来访的大致内容，待相关人员回来后转”告。

  迎接来访的代表团，应事先了解对方的来访目的与要求，要确定来；访人“员的姓名、性别、年龄、身份、人数、职务、级别等，并以此。确定迎？送规，格，安排相！应的接；待人员；和食；宿环境。一般来说，对上；级主要领、导的到来，要通知某地委主要领导亲自出面迎送和陪同；兄弟单位负责同志的到“来，可通知办公室主要领导或副职出面接：待。食宿应根据其级别作相应的安排，规格既不宜？过。高，也不要过；低。

  去！机尝车站接？送的人员，其职务可比对方低一级，同级领导可在宾馆迎候。迎接人员应在客人抵达之前到达机尝车站，如果客人是首，次前来，互不认识，接待人员可事先制作特定的标志，如小旗或牌子等，让客；人容”易看到，以便主动”前来接洽。

  在客；人到达后，迎接的，领导应上前“握！手，致以问候。相互介、绍时，主人应将前来欢迎的人一一介绍给客人。安排接待人员？时，应考虑“周到，以相，对固定为好，切忌随意更换。

  接待人员应及时将客人食宿安排等发到每个人手中，或通过对方的联络秘书转达，以便让客人心中有数。迎接身份高的客人，要事先在迎送地点安排贵宾休息室，客人抵：达后，应稍作休息，再开展其他活动。

  客人离，开时，主人可到住地？或机尝车站等送行。直接去机尝车站送行时，应在客。人登机（车、船）之前。抵达，而且要留。出足够。时间保证客人办理有关手续。

  1.在你离开：总部。之前，记住一定要和你的上司沟通，搞清楚自己的权？限范围，这样你就可以？当场对某些；事情、做出决定。因为在国“外做生意，如果你、总不断”地说“我得先和总部汇？报一下”，你的客户就、可能会被激怒。而相反，如果你向客户表现出。你有权；做重大：决定，这不“仅满足了你的虚荣心而且也提高了你的身份。

  2.不要把同行对你的惊讶理解成一种失望或对你的冒犯。他们所表现的惊讶也许仅仅是惊讶而已。不要自以为你的同行对女性有偏见。

  3.要考虑到，作为女性，实际上你可能在男性、占主”导：地位的社会中还有很大的优势呢。许多年以前，荷兰的派克笔？公司曾尝试使用女销售员拨打推销电话。这些女销售员比男销：售员更顺利地得到了更多的订单。无论是出于惊讶、礼貌、好奇？还是出于骑士风度，毕竟妇，女在这方面、占据了独特；的优势。

  5.把美国的女权主义暂时留在家中，因为其他国家这方面的进展还没有我们那么快。如果你海外的男客户坚持要替你开门或坚持要餐后买单，就随“他便吧。这只不过是他们几十年来的习惯反应罢了。

  6.不要生气”发火。要明白如果你能在这一系统；内工作，会比你对“抗这种系统得到”的实惠更多。你的工作就是要在你；所处的、社会文化内。完！成你公司的目标。

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